一、分序分类排列。
供应商可按地区分类（如电脑软件中本身有供应商编号，可按供应商编号排序），打孔后用大活页夹夹上，在活页夹外侧注上编号xxx号-YYY号，方便查找。需要更改供应商信息时，及时将各部门核准更改后的供应商信息卡替换或在原活页夹中增加该供应商页。
日常文件分类，夹在透明百页文件夹中，按周清理。

二、及时清理。
对于供应商信息卡，可在一两年后，将老资料按顺序装订归档。
对于日常文件，在失效后，如无保存价值，及时清理作废。如有保存价值，定期装订归档。

三、建立查询制度
用一专门文件簿，对于来借阅资料、文件的人员，签字确认（注明借阅日期、借阅文件、借阅者、归还日期）
总之，要分类编码排序，有助管理。

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