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北京紫气东来网络公司 > 技术文章 > 文档管理 > 如何整理好公司文档?
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如何整理好公司文档?

发表:北京紫气东来网络公司www.chianwiss.com,本文被阅读:1
问题:
一个同事走了,一下子扔给我他负责的公司文档,好多!现在我只能一点一点阅读、整理,问题来了,很多文件我不知道是针对什么内容(比如没头没尾的信函),有什么背景,重要性如何,头疼!其实他把文件给我的时候,都是整理好了的。但是在我看来,没有明显的逻辑性,大概是因为这些文件涵盖了分公司的方方面面,我对这些又不熟,他又不完全按内容划分,所以现在整理得非常头疼,都第三天了。好怕领导突然找我要文件,我肯定找不出来。大家有什么好办法,帮帮我啊.
注:从小东西就习惯随手乱放,现在好惨,许多事情没有条理性。

最佳答案:
整理好公司文档是一个循序渐进的过程,需按照公司各项规定及档案办公管理要求去执行才能做好,才能逐渐完善办公管理体系。针对你说的情况,你还没有掌握公司的内业管理和各项程序,你不可能在短期内理清,无法完成或者说是应付领导临时交办的工作。在下也曾有过类似的经历,但最终还是解决了。我是这样做的,仅供参考:
一、向公司有资深阅历的人请教,请他帮你指导,你要虚心学习,态度一定要诚恳,他们会帮你理清头绪的。
二、向你的主管领导说明你的实际业务情况,不求转交他人办理,但求争取更多时间来帮你完成你所分管的工作,同时在短时间内尽快掌据公司有关业务的各项规定和办理程序。
三、公司文件、文档材料众多,一时不能看完理清,首先划分出文档类型,同一类别规放一起,(如行政文档、销售、生产项目类及归属哪部门其他等等)同时还要掌握时间规属,长期的还是短期的;其次是填写好各项档案记录(如归档时间,归档人,归档部门,查阅人,归还时间及领导签字。。。);最后如想加强内业管理的话,最好是采用电子管理,将所有的文档信息通过输入计算机里,可自编简易程序管理,以方便公司查找。
结合你现在的实际,最后给你点建议,试试有没帮助:你可先将他交给你的文件列出个表单,简短介绍下纲要(注明文件名称、发放部门和主要内容等),一但领导要材料,你可给他看,是哪项文件,你如能分出哪些是当前的文件最好是暂时先放到一起,因为很有可能近期公司还要用它,其它的慢慢整理。另外,公司在会上或是某领导、同事透露要有什么新举措时,你当前可主动去收集整理公司相关方面文件资料,防止领导下任务时你拿不出来。当你都整理完毕时,你会发现公司所有交付你管理的材料你都掌握了,换句话说你知道的事情多了,公司更加离不开你了。其实书店里有很多公司办公类的书籍,卖一套备用可方便今后工作。不多说了,不要给自己加太多的压,愿你渡过难关,这可以说是你人生又一次的学习经历。
最后建议公司可使用wiss管理软件

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